В этой схеме существуют финансовые документы (Поступление товаров, Реализация товаров) и складские (Приходный и расходный ордера). Соответственно финансовые документы делают движения по регистрам финансового учета (взаиморасчеты, выручка и т.д.), но движение по складам не происходит при проведении финансовых документов. Отражение движений по складским регистрам осуществляется складскими ордерами. Из этого вытекают следующие особенности ордерного ведения учета, они же отличия ордерной схемы от без ордерной в 1С Управление торговлей 11.
Рассмотрим на примере поступления товаров (для реализации будет все тоже самое, только финансовый документ будет Реализация товаров и услуг, а складским Ордер на списание товаров):
- Операция поступления осуществляются 2 документами (Поступление товаров и услуг и Приходный ордер).
- Процесс поступления разнесен по времени. Т.е. отдел закупа уже сформировал поступление, а на склад товар еще не поступил (машина с товаром приедет позже или даже завтра).
- Есть возможность отражать продолжительный процесс приемки товара с помощью статусов ордеров (К поступлению, В работе, Требуется обработка, Принят).
- Есть возможность отражать расхождения по количеству принятого товара от количества по документам поставщика.
- За финансовые и складские документы отвечают разные сотрудники.
А что тогда такое без ордерная (однофазная) схема товародвижения? Это значит что складские ордера отсутствуют и движения по регистрам складского учета осуществляют непосредственно документы финансового учета (Поступление товаров, Реализация товаров).
Дело в том, что для одних компаний ордерная схема может нести сплошные плюсы, а для других сплошные минусы. Т.е. плюсы данной схемы также являются и минусами (как говорится, палка о двух концах). Как же быть тогда? А мы поступим следующим образом, мы представим себе 2 типовые компании и для каждого типа опишем полезность или не полезность применения ордерной схемы.
Первая компания: ООО Мебель
Это небольшая компания имеющая торговый павильон в которой выставлена мебель, а также склад он же небольшой цех по сборки мебели из готовых комплектующих.
У нас 2 склада и сразу не понятно удобна ли ордерная схема будет или нет. Вот что получилось:
- В магазине один продавец и товар крупный в пересчете нет необходимости, плюсов тут от ордерной схемы не будет.
- В сборочном цехе для внедрения ордерной схемы потребуется оборудовать рабочее место, и создавать приходные и расходные ордера, лишняя работа и дополнительные затраты. Да и менеджер находится в этом же здании и скорее всего ему и поручат выписывать ордера. А если возникнут расхождения их тоже проще сразу же уладить с менеджером.
В итоге никаких плюсов из ордерной схемы компания не получит, только увеличит документооборот. А про еще более мелкие компании и говорить нечего.
Вторая компании ООО Стройматериалы
Имеет офис, торговый зал и несколько отдельно расположенных складов на территории с возможностью подъезжать к каждому складу на автомобиле. Товар выписывается оптовым клиентам в офисе, а розничным в торговом зале. Забирается товар покупателем только со складов.
Для данной компании ордерная схема напрашивается сама собой и можно сразу расписать её плюсы:
- Время выписки реализации и время отгрузки товара со склада разные. Например клиент оплатил товар, а потом пошел искать машину. В данном случае ордерная схема позволит отражать реальные остатки на складе.
- За сохранность товара отвечают кладовщики (материально-ответственные сотрудники) по этому именно они должны списывать товар со склада, а не менеджер, который за товар не отвечает.
- По одной реализации клиент будет получать товар на нескольких складах, это будет требовать выписки нескольких ордеров.
- При поступлении товара из а большого объема, в ордерах удобно учитывать полученное количество и сразу отражать расхождения. А если ещё и товар имеет штрих коды, так процесс можно ещё глубже автоматизировать с использованием сканеров штрихкода.
Из минусов стоит только отметить, что увеличится документооборот и потребуется оборудовать рабочие места на складах (иногда это большая проблема). Но оно того стоит для этой компании. И можно реализовать размещение товаров по ячейкам - функционал WMS системы.
В итоге для данной компании применение ордерной схемы будет оправданным.
Резюме (плюсы ордерной системы):
- Разделение операций товародвижения на 2 этапа.
- Отражение реальных остатков на складах.
- За остатки отвечают кладовщики (МОЛ).
- Есть возможность отражать поэтапную приемку и отгрузку товара.
- Есть возможность регистрировать расхождения товара по количеству фактически поступившего и отраженного в документах поставщика.
- В дальнейшем можно начать внедрение WMS функционала на складе (без ордерной схемы в 1С УТ11 это невозможно).
